GGZ Friesland standaardiseert communicatie met Brandportal

PARTNER BIJDRAGE – “We hebben de vele ontwerpvragen gestandaardiseerd, waardoor we veel tijd besparen.” Aan het woord zijn de vormgevers van GGZ Friesland. Inge Postma en Marco Kuipers automatiseerden de communicatieprocessen met de Prindustry Brandportal. Ruim 160 medewerkers van 11 submerken loggen dagelijks in om drukwerk zelf aan te passen en meteen te bestellen.

• Leestijd ca. 4 minuten

GGZ Friesland biedt professionele hulp aan mensen met ernstige psychiatrische problemen. Dat doen ze met 1.800 medewerkers die verspreid werken over tientallen locaties. GGZ Friesland bestaat uit verschillende soorten zorg, onderverdeeld met eigen merknamen. Zo is Kinnik er voor kind- en jeugd ggz en Van Andel voor ouderenpsychiatrie. In totaal zijn er
11 submerken. Al deze instellingen moeten communiceren. Intern met medewerkers en extern met patiënten, naasten en verwijzers. Dat gebeurt met de hulp van Inge en Marco, die beiden al ruim
10 jaar werken als vormgevers bij GGZ Friesland. “We zijn in de praktijk met een variëteit aan communicatie-acties bezig. Van flyers en personeelsbladen tot online media en beursstands.
Dat maakt ons werk tot een leuke uitdaging!”

Klein communicatiebureau in eigen huis

Inge en Marco maken deel uit van het GGZ Friesland communicatieteam dat ze als 'een mini communicatiebureau in eigen huis' omschrijven. “We doen alle communicatie zelf. Het team bestaat uit 11 medewerkers die alles kunnen maken. De foto’s, vormgeving, events, het drukwerk. We maken diverse campagnes voor alle merken. Veel van het drukwerk kunnen we produceren bij onze interne repro. Het mooie is dat deze repro-afdeling ‘gerund’ wordt door cliënten, onder begeleiding van een werkbegeleider. Cliënten van de dagbesteding die printen, drukken, snijden, vouwen. Het maakt de communicatiecirkel in huis helemaal rond.”

Friese communicatie

Ingezoomd op één van de projecten, komt de arbeidsmarktcampagne meteen op bij Inge.
“Op een congres voor psychiatrie in Veldhoven wilden we nieuwe collega’s werven. De huisstijl is de rode draad in ons ontwerp, maar daar kunnen we ons creatieve sausje overheen doen. Natuurlijk laten we Friesland dan opvallen in deze andere regio. We hebben een zeilboot ontworpen voor in de beursstand waarbij bezoekers de zeilen kunnen hijsen.”

Oerwoud aan communicatievragen

Het communicatieteam kan tegenwoordig sneller antwoord geven op communicatievragen, door drukwerk te standaardiseren in een eigen webshop. Inge verduidelijkt: “Als communicatieafdeling werden we altijd overspoeld met vragen vanuit alle locaties. Zo heeft iedereen voortdurend nieuwe visitekaartjes nodig. Elke keer kwamen ze daarvoor naar ons toe. Dat kostte veel tijd. Daarom zijn we gaandeweg gaan kijken hoe we zulke communicatievragen konden standaardiseren. We wilden één oplossing voor alle GGZ Friesland merken. Een intern bestelportaal voor drukwerk, inclusief de zekerstelling van een consistente huisstijl.”

Standaardiseren met Brandportal

“Zo kwamen we bij Prindustry terecht voor een Brandportal”, vervolgt collega Marco. “We gebruiken deze Brandportal als bestelportaal voor al het drukwerk, door verschillende gebruikers, en met huisstijl templates per product en merk. Als je inlogt op het Brandportal staan er kant-en-klare producten klaar om per merk te bestellen. Dat betekent dat iedere medewerker niet eerst zelf alle drukwerkopties hoeft te selecteren, maar dat keuzes als de juiste papiersoort of het formaat zijn voorgeselecteerd. Zo is er altijd consistentie. Bij enkele producten worden de locatiegegevens automatisch ingevuld, zoals bij het briefpapier. Voor andere producten staan sjablonen klaar waarin enkele variabelen kunnen worden aangepast, zoals bij de visitekaartjes. De standaard opdrachten gaan door naar de eigen repro of extern naar een drukkerij. De orders voor onze repro gaan automatisch door, maar de bestellingen naar externe leveranciers hebben we ingesteld op hand-matige doorvoer, zodat we de bestanden eerst kunnen controleren.”

De Brandportal in actie

De Brandportal wordt gebruikt door ongeveer 160 gebruikers. “In theorie kan iedere medewerker nu zelf drukwerk bestellen. In de praktijk moet dit wel met toestemming van een manager. Vooral veel van de managementassistenten gebruiken het portaal. Zij zijn degenen die de opdracht krijgen om nieuw briefpapier, enveloppen, folders of visitekaartjes te bestellen.”
Inge vult aan: “In het begin waren er nog wel vragen over de Brandportal, maar iedereen is er nu redelijk vertrouwd mee. Ze zijn er erg tevreden over. Het ziet er ook goed uit. Het is heel fijn om alles vanaf één platform te kunnen regelen. Missen mensen iets? Dan voegen wij het toe! We updaten de portal regelmatig, bijvoorbeeld met nieuwe flyers of aangepaste folders.”
“De Brandportal scheelt ons veel tijd en werk”, vervolgt Marco. “We hoeven nu niet alles handmatig te doen. De templates zijn ideaal voor medewerkers om zelf aanpassingen te doen zonder dat de huisstijl verloren gaat.”

Kerstkaarten ook in online proces

Ook seizoenscommunicatie is in de Brandportal georganiseerd. Zoals het regelen van de kerstkaarten in de drukke decembermaand. Inge: “Voorheen kregen we van elke afdeling apart de vraag of we kaarten konden ontwerpen, schrijven en versturen. Nu hebben we dit vanuit de webshopomgeving ingericht. Medewerkers kunnen via templates ontwerpen kiezen en teksten aanpassen. De kaarten gaan bij onze eigen repro in productie en worden direct verstuurd.”

Flyers laten maken met templates

Het tweetal is nog lang niet klaar met nieuwe communicatieplannen. “In de Brandportal willen we in de toekomst de templatemogelijkheden uitbreiden. Dat betekent dat we diverse flyerontwerpen klaarzetten voor gebruik, in de huisstijl van elk merk. We willen mensen dan zelf producten als flyers laten maken aan de hand van deze vaste templates. Er staan al een paar ontwerpen klaar, maar we willen er nog veel meer voordat we dit live zetten.”
Verder is er een plan om de repro een eigen webshop voor het drukwerk te geven als ze met meer externe klanten gaan werken. “Dan gaan we ook commercieel aan de slag met een bestelportaal.
Een mooie nieuwe stap voor en met het reproteam!”