Hoe ga je goed voorbereid naar drupa?

OPINIE - Met nog ruim drie maanden te gaan, is het niet te verwachten dat veel ondernemers zich nu al voorbereiden op één of meer dagen drupa. Is dat wel verstandig? Drie maanden zijn immers met de gewone dagelijkse drukte zo voorbij.

• Leestijd ca. 5 minuten
• Dit artikel wordt u aangeboden door drupa beursvertegenwoordiger Fairwise (*)
• Bestel nu alvast uw toegangstickets

De neiging je niet voor te bereiden is groot. Het aanbod is immers zo overweldigend dat je tijdens een dagje drupa eigenlijk alleen maar de sfeer zou kunnen proeven. Natuurlijk is daar niets fout mee, je stappenteller op je smartphone zal er 'blij' mee zijn. Maar wat neem je dan mee als je jezelf uiteindelijk vermoeid door 17 hallen hebt kunnen verplaatsen? Gezellig met wat collega's met auto of trein een dagje Düsseldorf beleven? Van 'Bratwurst & Bier' genieten en dan weer naar huis? Een paar tips die misschien wat meer rendement opleveren aan het einde van de dag. En dan kan dat biertje - onderweg in de trein - altijd nog.

Maak er een 'gewone' werkdag van met duidelijke doelen, het is geen bedrijfsuitje.

Kies applicaties van je klanten als uitgangspunt

Natuurlijk kan je je bestaande leveranciers langsgaan. Altijd gezellig om even bij te kletsen. De vertegenwoordigers zullen met trots hun noviteiten laten zien. Noviteiten die je inmiddels al kent, je kunt niet om de overload om persberichten heen, de sociale media kanalen staan er vol van en elk vakmedium heeft zijn handen er vol aan om alle noviteiten nog enige duiding te geven.

Maak een top 10 lijstje van de meest gewenste/gebruikte applicaties van je top 10 opdrachtgevers

Een echte gedegen voorbereiding vergt tijd. Die ontbreekt doorgaans. En vaak weet je ook niet precies op welke wijze je huidige opdrachtgevers naar 'de toekomst in print' kijken.

Sluit de applicatie portfolio van je opdrachtgevers nog wel bij hetgeen je aanbiedt? Ken je je eigen top 10 lijstje van applicaties van je opdrachtgevers? En kloppen de daarbij behorende workflows in je eigen 'gebalanceerde fabriek'? Een eerste stap in je 'drupa-roadmap'.

Ga met je team om tafel zitten en verdeel vooraf de taken

Kies zorgvuldig met wie je naar drupa gaat en verdeel vooraf de 'onderzoekstaken' ter voorbereiding. Dat hoeven niet alleen je medewerkers te zijn, een paar opdrachtgevers uitnodigen uit je top 10 lijstje zal zeer gewaardeerd worden. Ga echter met niet meer dan 4-6 mensen op reis. Houd als gastheer het overzicht en stel doelen waarmee je huiswaarts wilt keren.

Verdeel vooral de taken, ga bij een gezamenlijk bezoek niet allemaal hetzelfde doen. Praat elkaar bij tijdens de lunch en maak aantekeningen voor een gezamenlijk eindrapport.

Maak een 'blauwdruk' van je fabriek

Het ontbreekt in veel bedrijven aan een integraal overzicht van alle systemen dan al dan niet gekoppeld binnen een bedrijf aanwezig zijn. Documentatie van je eigen processen biedt inzicht in de mate waarbinnen workflows efficiënt zijn. Met een achterliggend modern management informatie systeem krijg je de inzichten die je nodig hebt om de efficiency van je fabriek te bepalen. Welke processen hebben parallelle alternatieven, welke processen moeten serieel, waar zitten de keuze criteria in de workflows en hoe vaak 'wisselen routes'? Wat besteed je uit als gevolg van verstoringen in de workflows?

Zorg ervoor dat je eigen processchema van de fabriek in orde is.

Leun maar eens achterover op je directiekantoor en stel jezelf de vraag of je je wel eens hebt verdiept in al die processtapjes in je eigen fabriek. Natuurlijk kan je daar medewerkers voor hebben, die in de dagelijkse operatie de nodige taken uitvoeren. Wat zijn dan die taken? Is het overwegend controle op goed gedefinieerde processen, of is het vaak 'brandjes blussen', zonder dat je daar zelf elke dag van de op de hoogte bent? Wat kan je zelf van al die stapjes zien op je eigen computer? Kan je op elk gewenst moment van de dag zien waar zich wat bevindt en waar processen worden opgehouden?

Leveranciers hameren op de juiste sommen

Alle ontwikkelingen rondom productie technologie (hard- en software) gaan over verbeteringen van processen. Trajecten om een investering te doen in high-end productie technologie vergen veel voorbereiding om de mogelijkheden van die technologie zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de wensen van de gebruiker. Die zal daarvoor ook moeten aantonen met de juiste sommen tot de juiste conclusies te komen, of een investering passend is. Daar gaan vaak maanden overheen.

Als er concreet sprake is van een komende investering, zorg dan voor de juiste sommen en verifieer deze sommen met gedegen praktijk tests bij zowel leverancier als mogelijke gebruikers elders.

Maak vooraf afspraken bij exposanten, plan je tijd

Stuur je mogelijke vragen voor exposanten vooraf naar de juiste contactpersoon. En plan je bezoek, zodat je niet onnodig lang moet wachten. Werk de vragen stuk voor stuk af en noteer de antwoorden. Beperk de tijd die je per stand besteed, maak dus een agenda per teamlid om zo effectief mogelijk met de tijd om te gaan. Je vergapen om mooie voorbeelden kost meer tijd dan je denk.

Maak een duidelijk onderscheid in het bezoeken van exposanten waar al zaken mee wordt gedaan ten opzichte van exposanten die potentieel interessant zouden kunnen zijn.

Kennis vergaren door middel van lezingen

Naast de beursvloer biedt drupa een breed assortiment aan lezingen. Veelal in tijd variërend van een half uur tot een uur. Als je met meerderen de beurs bezoekt, bereid je je daar natuurlijk op voor. Verdeel het aantal lezingen zo goed mogelijk. Niet alleen de inhoud, maar ook de momenten. Want even kunnen zitten, geeft ook je lichaam de tijd te kunnen herstellen. Een beursbezoek ben je immers niet gewend en kan best vermoeiend zijn. Zeker als je met een gerichte takenlijst de dag moet doorkomen.

Drupa cube biedt een brede reeks lezingen, verdeel over de gehele duur van de vakbeurs. Bereid je daar goed op voor, het kan bepalend zijn voor de dag/dagen waarop je drupa bezoekt. Maak aantekeningen.

Tot slot: maak een eindverslag

Als je met je team een dag of eventueel meerdere dagen hard hebt gewerkt, is het belangrijk om de onderzoeksresultaten in een eindverslag samen te vatten. De waarde van zo een eindverslag kan van groot strategisch belang zijn. Je probeert samen immers een paar jaar vooruit te kijken naar de toekomst van je bedrijf. Je hoofdstukindeling maak je natuurlijk al in de voorbereiding en iedereen weet welk hoofdstuk haar/zijn verantwoording is. Tot slot bespreek je het verslag natuurlijk en je maakt actieplannen, verdeeld over de komende termijnen.

(*) Fairwise draagt geen verantwoording voor de inhoud van dit artikel